Офис без конкретного места — мобильный офис!

Словосочетание «мобильный офис» стало в последнее время очень привычным и обросло таким количеством деревьев, что за ними стало не видно леса. А зачем, собственно, этот мобильный офис нужен? Для чего вообще нужен офис?

Офис — это, прежде всего, место, где общение сотрудников друг с другом, а также с заказчиками, поставщиками и партнерами, облекается в документальную форму (билеты Банка России и зеленые бумаги федерального резерва США — тоже документы). Документы, естественно, могут быть и не бумажными, а иметь электронную форму. Что нужно для того, чтобы получить мобильный офис? Очень просто — отрезать его от всего, что связывает с конкретным местом. Но вот сделать это на практике, как показывает опыт, не так-то легко.

Самое главное в любом офисе — это, конечно, люди. Они же — наиболее подвижная его составляющая, и часть проблемы «мобильного офиса» заключается как раз в том, чтобы прочая техника могла угнаться за их мобильностью.

Вторая часть проблемы — в том, чтобы, физически находясь вне стен родной конторы, человек продолжал чувствовать себя вовлеченным в рабочий процесс. И вот что интересно: с одной стороны, решения, позволяющие организовать работу сотрудников в отрыве от материнского гнезда не менее эффективно, чем в нем самом, уже реализованы — мы пишем о них в этом обзоре. С другой — техническое оснащение и идеология мобильного офиса развиваются так быстро, что многие просто не подозревают об имеющихся возможностях. А если эти возможности насаждаются «сверху», исходят от руководства компании, они могут не встретить понимания сотрудников.

Именно это, а не техника, является, пожалуй, самой большой колдобиной на пути мобильного офиса. Но вначале все-таки о технике. Что гонит сотрудников из офиса? Причины могут быть самыми разными: это и необходимость пребывать рядом с производством, перемещаясь и по нему, и вместе с ним, продажи или переговоры о продажах или, наоборот, покупках. И, конечно, работа дома — хотя это отдельная большая тема, к мобильному офису она имеет самое прямое отношение. Во всех случаях бывает важно не выпадать из офисной жизни: создавать, отправлять и получать документы, а также общаться с коллегами, чтобы быть в курсе их планов и сообразно менять свои.

Для облегчения этих задач в обычном офисе служит не столь уж разнообразная техника: телефон, факсимильный аппарат, принтер и, конечно, персональный компьютер. Все эти устройства привязывает к своему месту зависимость от проводов — электрических, телефонных и компьютерной сети. И окончательно придавливает сила земного притяжения: техника-то не маленькая. Мобильный офис — это в первую очередь мобильные устройства, те, что можно носить с собой и работать на них всюду, должны преодолеть все эти ограничения, то есть иметь малый вес и габариты и сохранять возможность связи всегда и везде. Причем крайне желательно, чтобы эта связь была безопасной для конфиденциальности передаваемых данных. И чтобы пользоваться всем этим было удобно — в гостиничном номере, на заднем сиденье автомобиля или в самолетном кресле.

О технике мобильного офиса мы уже писали, не раз — и о критериях выбора мобильного и карманного компьютера. Отметим здесь лишь один интересный момент: стоимость владения мобильным компьютером сейчас уже ненамного отличается от цены настольного ПК. «Сегодня для большей части покупателей, тех, кто не работает с большими объемами графической информации, с потребительской точки зрения приобретение ноутбука или даже планшета выгоднее, чем ПК. А финансовые затраты, на настоящий момент, практически одинаковы», — говорит Юлия Воробьева, руководитель отдела маркетинга компании «Клондайк Компьютерс».

Одного компьютера недостаточно. Нужно программное обеспечение, без которого компьютер все равно, что автомобиль без залитого в бак бензина — ездить на нем нельзя. Но и этого мало — чтобы с толком использовать автомобиль, нужно уметь на нем ездить, то же самое и с техникой, применяющейся в мобильном офисе. Логично предположить, что компании, которые занимаются разработкой решений для мобильного офиса и внедрением их у заказчика, сами у себя давно уже все наладили. Так и есть. Вот, к примеру, Microsoft. В России у нее 14 офисов, работа которых тесно скоординирована. Плюс — их сотрудники, которые ездят в командировки по городам и весям. Работа всего офиса координируется при помощи программного обеспечения Exchange Server с серверной стороны и Outlook — с клиентской. До недавнего времени, а точнее — пока не вышла версия с номером 2003, с серверами Exchange можно было комфортно работать только в локальной сети, и виной тому был протокол, по которому Outlook общался с сервером. Однако в Exchange Server 2003 и Outlook 2003 компания Microsoft, наконец, сделала так, что клиент и сервер могут общаться и через Интернет, даже на не очень хороших каналах. То есть сотрудник может прийти в любое кафе с беспроводным доступом, раскрыть там свой ноутбук, присоединиться через VPN (Virtual Private Network, защищенный протокол соединения через Интернет) к корпоративной сети и спокойно работать.

Более того, личный компьютер уже давно не обязателен. Работать со своей почтой и расписанием можно и через ноутбук, планшет или смартфон. «Это те функции, которых я очень долго ждал, и это весьма удобно», — говорит Александр Толмач, руководитель группы информационных технологий представительства Microsoft в России и СНГ. Кроме всего, в состав Exchange Server 2003 входит Outlook Mobile Access, доставляющий почту и расписания в том виде, в котором их могут воспринять смартфоны и карманные компьютеры. «Наши сотрудники активно пользуются смартфонами и Pocket PC. Даже если я, к примеру, сижу в кино или застрял в пробке, у меня всегда есть доступ к информации», — отмечает Александр Толмач. Может сложиться впечатление, что других решений для мобильного доступа, кроме как от Microsoft, на рынке нет. На российском, увы, это так.

Альтернативные решения (на основе Novell Groupwise, Lotus Notes и т. д. а так же из мира свободного программного обеспечения Open Source) в сегменте средних и малых предприятий присутствуют в так же в больших количествах.

Все возможности мобильного доступа, о которых говорилось выше, активно используют работники Data Fort, проекта компании IBS. «Когда сотрудник хочет почитать почту или проверить свой календарь, он подключается к Exchange и получает то же, что имеет в офисе. Мы применяем также технологию mail push — уведомление о новом письме или изменении расписания, оно приходит в виде SMS на мобильный телефон, причем с него сразу можно прочитать письмо», — говорит Игорь Винокуров, директор по новым продуктам IBS.

Интересно, что распространение этих технологий в компании происходило не «сверху», в приказном порядке, а «снизу». Игорь Винокуров: «Раньше всех этим начали пользоваться люди, которые близки к технологиям и хотели повысить свою эффективность. Затем они обеспечили мобильный доступ для руководства. Ну, а потом уже само стало расходиться по компании…» Видимо, такая модель ввода новых технологий — вначале «ранние приверженцы» по своей инициативе, затем другие сотрудники и, наконец, всеобщее использование — является оптимальной. Однако внедрение может оказаться не столь уж простым. В описанном выше случае нужно, чтобы не только Exchange Server и Outlook были версии 2003, требуется еще, чтобы и контроллер домена в сети Windows работал на Windows Server 2003. А на это сегодня решится не всякий системный администратор. Могут встретиться и другие подводные камни на пути реализации мобильного офиса, зависящие от внешних причин, например, от операторов связи (наиболее прогессивен в этом направлении Билайн и СкайЛинк). По данным службы технической поддержки сотрудников в одной из крупных химических компаний, большинство обращений по теме «мобильного офиса» связано именно с этим. Например, не работает передача данных через сотовый телефон, даже если такую услугу оператор мобильной связи декларирует, причем не где-нибудь в далеком регионе, а в самой Москве.

И еще об одной важной составляющей функционирования мобильного офиса — беря с собой ноутбук, КПК, сотовый телефон и другое необходимое оборудование, — не забудьте зарядить аккумуляторы или имейте в запаса Power Bank — источник для подзарядки севших аккумуляторов!